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zwai Home : Intensiv : Journal : Intensivpflege : Implementierung des PDMS Meta Vision ICU
 


erschienen in der intensiv, Fachzeitschrift für Intensivpflege und Anästhesie, Georg Thieme Verlag (intensiv 2005; 13: 12-19)

Implementierung des Patientendaten-Managementsystems Meta Vision ICU ®

Tony Ebeling, M. Creutzenberg, R. Happach, T. Wittmann, H. Künzing

Implementierung des Patientendaten-Managementsystems Meta Vision ICU ®

Der Vorbereitungszeitraum (ca. 12 Wochen)
Bildung der Projektgruppe
Vorbereitung und technische Voraussetzungen
Hardwarebeschaffung
Implementierungsphase (Dauer ca. 6 Wochen)
Training für Projektmanager und Superuser
Konfiguration und Anpassung (Customization) des Systems auf die Belange der Intensiveinheit
Mitarbeiterschulung
Go-Live-Day
Etablierungsphase
Update-Implementierung
Kosten-Nutzen-Theorie
Systembeschreibung
MetaVision ICU - Überblick
Datenblatt
Verordnungen
Dokumentationstools
Analysetool
Fazit
Danksagung
Weiterführende Literatur


Technische Innovationen und das Know-how um spezifische Abläufe einer Intensiveinheit sind auch und gerade in Zeiten einer maximalen Ressourcennutzung der Schlüssel für weiteren Fortschritt und Entwicklung. Die Im­plementierung eines Patientendaten-­Managementsystems (PDMS) im Vollbetrieb einer operativen, interdisziplinären Intensivstation ist nicht nur wegen des finanziellen Aufwands, sondern auch in Bezug auf die logistische und organisatorische Koordination ein Projekt, das die üblichen Rahmenbedingungen eines herkömmlichen Änderungsprozesses sprengt.

Die Motive für die Implementierung eines EDV-Dokumentationssystems in stationären Klinikeinrichtungen umfassen die Optimierung der ärztlichen und pflegerischen Dokumentation, die Sich­erung und Verarbeitung der Überwachungsdaten im Sinne des Qualitätsmanagements sowie die wissenschaft­liche Auswertbarkeit der erfassten Datenmengen in speziellen Fragestellungen. Die positiven Auswirkungen einer umfangreichen und leserlichen (!) Dokumentation und die ständige Verfügbarkeit aller Daten eines Patienten, parallel für verschiedene Mitarbeitergruppen, haben einen erheblichen Einfluss auf den organisatorischen und klinischen Arbeitsablauf.

Der Vorbereitungszeitraum (ca. 12 Wochen)
Nach einer umfangreichen Sichtung und Informationssammlung über die am Markt befindlichen EDV-Dokumentationssysteme fiel im Herbst 2002 die Entscheidung für das Patientendaten-Managementsystem Meta Vision ICU® der Fa. iMDsoft®, welches speziell auf die Belange einer Intensiveinheit abgestimmt und konzipiert ist. Grundlage des Beschlusses, in die sowohl der ärztliche Direktor der Klinik für Anästhesiologie, die Verwaltungsdirektion, die Leitung der EDV-Abteilung des Klinikums und der Pflegebereich der betreffenden Intensiveinheit involviert waren, sind neben den finanzwirtschaftlichen As­pekten die im Folgenden aufgeführten Systemkomponenten:

- Abbildung aller klinischen, analytischen und administrativen Daten und Vorgänge;

- für die Belange der Anwender selbstständig konfigurierbar;

- Möglichkeit einer wissenschaftlichen Datenauswertung;

- kurze Implementierungsphase;

- Systembetrieb basierend auf einer Windows®-Oberfläche, kompatibel mit anderen EDV-Programmen (z. B. SAP), und Möglichkeit, ein Patienten­daten-Managementsystem für den OP zu integrieren;

- lückenloser Support der Entwicklerfirma;

- einfache und teilweise intuitive Bedienbarkeit;

- Möglichkeit, jedes erweiterte medizinisch-technische Equipment, welches über einen Datenausgang verfügt, an das PDMS anzubinden;

- Abbildung DRG-relevanter Daten.

Die optimale Organisation dieses Projekts erforderte die Erstellung eines Projektplans. Die dabei festgelegten Teilziele wurden in einen Zeitplan integriert und das Gesamtprojekt in 9 Phasen unterteilt, welche zu realisieren waren (Tab. [1]).

Phase 1: Entscheidung für ein PDMS und Finanzierung
Phase 2: Bildung einer Projektgruppe
Phase 3: Vorbereitung und technische Voraussetzungen
Phase 4: Beschaffung der benötigten Hardware
Phase 5: MV-Superuser-Training
Phase 6: Konfiguration des Systems
Phase 7: Mitarbeiterschulung
Phase 8: Einführung in den Realbetrieb
Phase 9: Etablierung und Systempflege

Tab. 1 Projektphasen



Abb. 1 Monitorübersicht Überwachungslayout.

Bildung der Projektgruppe
Um die Implementierung innerhalb eines angemessenen Zeitraums durchführen zu können und dieses Projekt auf einer professionellen Ebene abzuwickeln, wurde im Januar 2003 eine Projektgruppe gebildet, die sich primär aus der Projektleitung und den so genannten „Superusern” zusammensetzte. Die Leitung des Projekts lag in den Händen eines Arztes mit umfangreicher EDV-Erfahrung und der Stationsleitung des Pflegedienstes der operativen Intensiveinheit. Entscheidend für das Gelingen dieses Projekts war die optimale Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams, die guten Kontakte zu den wichtigen und unverzichtbaren technischen Abteilungen des Hauses (EDV, Nachrichten- und Elektrotechnik) und ein überdurchschnittliches Engagement aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter.

Die fünf so genannten „Superuser” in der Projektgruppe waren Mitarbeiter aus dem ärztlichen und pflegerischen Bereich mit umfangreicher Intensiverfahrung und Know-how über spezielle interne Abläufe und Verfahrensweisen. Ihre Hauptaufgaben lagen nach einer speziellen Schulungsphase in der Konfiguration des Systems (Customization), der Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitertrainingsprogrammen und der immens wichtigen Weiterentwicklung und Anpassung des Systems im Echtbetrieb der Intensivstation.

Vorbereitung und technische Voraussetzungen
Vor der technischen Realisierung des Projekts waren viele wichtige Fragen im Vorfeld zu klären: Hier nur wenige Beispiele:

- Wie verhält sich ein PDMS im Notstrombetrieb?

- Welche lokale Positionierung der Bedside-Workstation ist günstig?

- Welche Datenkabelführung der angeschlossenen Geräte ist optimal?

Um diese Unklarheiten beseitigen zu können, war in erster Linie die Systemarchitektur von Bedeutung. Ausgehend von den Arbeitsplatzrechnern, die innerhalb eines Datennetzwerks mit einem zentralen Server verbunden sind, lässt sich die Struktur näher erläutern. Der hauptsächliche Datentransfer findet zwischen diesem Zentralserver und den einzelnen Workstations statt. Alle aufgenommenen Daten - von Monitor, Beatmungsgerät, Spritzenpumpen etc. - werden mittels Datenkabel an einen so genannten Terminalserver (oder Datenkonzentrator) übermittelt, der innerhalb eines Netzwerks diese Daten an den Zentralrechner sendet. Dort werden sie gespeichert und an die entsprechenden Arbeitsplatzrechner verteilt. Die Meta-Vision-Serie benutzt einen Microsoft-SQL-Server.


Abb. 2 Systemarchitektur

Hieraus wird ersichtlich, dass sich die Sicherung der Datenmenge ausschließlich im Bereich des Zentralservers konzentriert und daher an dieser Stelle Maßnahmen gegen Unterbrechungen der Stromversorgung ergriffen werden müssen. Um diese Zentraleinheit zumindest zeitweise unabhängig von der Netzversorgung betreiben zu können, wurde eine unterbrechungsfreie Stromversorgung installiert, die einen Betrieb über 20 Minuten sicherstellt. Zusätzlich musste geklärt werden, ob eine problemlose Stromversorgung der Intensiveinheit, insbesondere im Notstrombetrieb, auch dann noch gewährleistet ist, wenn kontinuierlich 16 zusätzliche Stromverbrauchsstellen eingerichtet und betrieben werden. Da die Auslastung der operativen Intensiveinheit im Hinblick auf die Energieversorgung schon im Vorfeld dieses Projekts ihren Grenzwert erreicht hatte, mussten elektrotechnische Voraussetzungen geschaffen werden (Einbau zusätzlicher Trafos), um den zusätzlichen Bedarf decken zu können. Hierbei war eine enge Koordination zwischen der Projektleitung und den durchführenden Technikern notwendig, da während der Installationsmaßnahmen für bestimmte Stationsbereiche keine Stromversorgung bestand.

Die hauptsächliche Dokumentationsar­beit findet an den bettseitigen Rechnern statt. Daher war die Frage nach der Positionierung dieser Workstation von besonderer Bedeutung, da neben dem Mitarbeiterinteresse einer möglichst flexiblen Anordnung, die technische Realisierbarkeit und die Kostenproblematik zu beachten waren. Gelöst wurde dieses Problem mit fahrbaren PC-Wagen und multifunktionell verstellbaren Monitorhalterungen. Dadurch wurde die Möglichkeit eröffnet, je nach Platzbedarf die komplette Workstation örtlich zu verändern oder zu entfernen; zudem konnte den unterschiedlichen Körpergrößen der MitarbeiterInnen Rechnung getragen werden. Die Versorgung der Einheiten mit Strom und Daten erfolgt über eine Kabelführung innerhalb der Patienten­zimmerdecke und über einen „Stromwürfel”, an dem sich die entsprechenden Konnektionsstellen befinden (Abb. [3]).


Abb. 3 Stromwürfel


Abb. 4 Bedside-Workstation

Hierzu waren wiederum technische Veränderungsmaßnahmen notwendig. Es mussten neben den elektrotechnischen Umbauten auch nachrichtentechnische Veränderungen in Bezug auf die Führung der Datenkabel in­nerhalb der Zimmerdecke und des Kreuzer®-Ampelsystems vorgenommen werden. Es gelang, eine überschaubare Datenkabelführung für die angeschlossenen Geräte zu gewährleisten und die gesetzlichen Vorgaben einer galvani­schen Trennung innerhalb des Netzwerks zu erfüllen.

Hardwarebeschaffung
Sehr häufig wurden technische Voraussetzungen und Gegebenheiten zur Grundlage der Hardwarebeschaffung. Ein großer Teil des zeitlichen Aufwands in der Vorbereitungsphase musste in Recherchearbeiten hinsichtlich der vorhandenen Richtlinien und Verordnungen investiert werden. Das Hauptthema dieses Projektabschnitts waren die Einhaltung der sicherheitstechnischen Normen des Medizinproduktegesetzes (EN 60601-1/EN 606011-1). Alle patientennah eingesetzten Geräte mussten über die entsprechenden Zertifizierungen und Konformitätserklärungen verfügen. Tab. [2] gibt einen Überblick über die notwendigen Hardware-Komponenten.

- 14 patientennahe Rechnereinheiten (inkl. Tastatur mit Abdeckung und optischer Maus) mit entsprechender Zertifizierung
- mobile Workcenter mit Schwenkarm für den Monitor
- 14 Terminalserver (Datenkonzentratoren)
- 3 Rechnereinheiten für Arztzimmer, Stationszentrale und Administration
- DIN-A-3-Drucker
- zentrale Servereinheit mit USV
- externe Datensicherungseinheit
- Medical Network Insulation Devices für die galvanische Trennung
- entsprechende Datenkabel und Kabelkanäle, Halterungen, Steckdosenleisten

Tab. 2 Notwendige Hardware-Komponenten


Nachdem die Richtlinien hinsichtlich des Medizinproduktegesetzes bekannt waren, konnten erste Firmenangebote durch die EDV-Abteilung eingeholt und verglichen werden. Nach entsprechendem Kosten-Nutzen-Vergleich wurden die Bestellungen getätigt und gemäß den jeweiligen Lieferterminen wurde die weitere zeitliche Planung des Projektverlaufs angepasst.

Eine weitere Herausforderung war die Anschlussmöglichkeit der verschiedenen medizinisch-technischen Geräte an das PDMS. Da die meisten Geräte über RS-232-Schnittstellen verfügten, wurde primär davon ausgegangen, auf ein einheitliches System zugreifen zu können. Leider sind die genormten Schnittstellen hinsichtlich ihrer internen Verkabelung und PIN-Belegung unterschiedlich und je nach Herstellerfirma sehr variabel. Nach intensiver Recherche und mithilfe der Darstellungen in den Gerätebüchern konnten die genauen Belegungen der verschiedenen Kabel ausfindig gemacht werden. Die Produktion der unterschiedlichen Datenkabel fand in einer Spezialfirma statt, die nach einer detaillierten Vorgabe diese Kabel produzierte.

Aufgrund des allgegenwärtigen Raumproblems musste die Frage nach der örtlichen Lokalisation des Zentralservers beantwortet werden. Auch hierzu wurden in einem wenig frequentierten Laborraum der Intensiveinheit Umbaumaßnahmen notwendig, um den Platzbedarf des Servers abzudecken.

All diese Detailarbeit, alle Bestellungen und technischen Vorbereitungen mussten zu einem genau festgelegten Termin abgeschlossen sein, um einen reibungslosen Übergang in die eigentliche Implementierungsphase vollziehen zu können.


Abb. 5 Technische Umbaumaßnahmen.

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Implementierungsphase (Dauer ca. 6 Wochen)

Implementierungsphase (Dauer ca. 6 Wochen)

Training für Projektmanager und Superuser
Die Implementierungspahse begann am 31.3.2003 mit den Vorbereitungen für die Superuserschulungen und der Einrichtung eines Schulungsraumes, der für ca. 6 Wochen ausschließlich für Trainingszwecke und zur Systemanpassung (Customization) zur Verfügung stand. Aus dem bereits gelieferten Rechnerbestand wurde ein Raum mit 7 PCs eingerichtet und ans hausinterne Netzwerk angeschlossen sowie alle weitere notwendige Hard- und Software installiert. Zeitgleich wurde Schulungsmaterial übersetzt und kopiert. Das Unternehmen iMDsoft® ist eine weltweit operierende Softwarefirma, die ihren Hauptsitz in Tel Aviv, Israel, hat. Die zeitliche Abstimmung mit der Softwarefirma und die davon abhängigen Präsenzzeiten der Mitarbeiter von iMDsoft® waren vom Verlauf der bisherigen Vorbereitungsphase abhängig.

Um zum einen die technische Realisierung vorzubereiten und zum anderen die Projektmanager und Superuser in das Patientendaten-Managementsys­tem Meta Vision ICU® und dessen Systemanpassung einzuführen und detailliert zu schulen, wurden zwei Mitarbeiter der Fa. iMDsoft® nach Regensburg gesandt. Zu diesem Zweck war es parallel notwendig, auch den zentralen Server und initiale Datenbanken in Betrieb zu nehmen, um die dort installierten Schulungs- und Trainingsprogramme optimal nutzen zu können. Der erste Teil der eigentlichen Implementierungsphase war auf zwei Wochen angelegt und gekennzeichnet durch eine geplante und strukturierte Einführung des gesamten Projektteams in die teilweise komplexen Detailprogramme und technischen Aspekte von Meta ­Vision ICU® in acht einzelnen Lektionen.

Insbesondere bezog sich dieses Training auf die Darstellung der Möglichkeiten des PDMS, auf Basisinformationen über die Systemarchitektur, auf die Ausbildung von Fähigkeiten, das System zu konfigurieren und den Klinikbedingungen anzupassen sowie der Einweisung in die sog. Analysetools, die eine Auswertung der erfassten Daten ermöglichen. Hierzu war es natürlich notwendig, die entsprechenden Mitarbeiter von ihren Aufgaben innerhalb der Klinik für Anästhesiologie freizustellen. Diese Problematik trat in den jeweiligen Schulungs- und Customization-Phasen mit der Notwendigkeit, die gesamten Projektmitglieder zu involvieren, zunehmend deutlicher hervor. Zum Abschluss des Superuser-Trainings nahmen alle Beteiligten an einer Zertifikation teil, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Schulungsinhalte weitervermittelt werden konnten.

Konfiguration und Anpassung (Customization) des Systems auf die Belange der Intensiveinheit
Diese entscheidende Phase des gesamten Projekts wurde maßgeblich durch die MitarbeiterInnen der Projektgruppe bestimmt und hing wesentlich von der Kooperationsbereitschaft und der Fähigkeit zur Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Berufsgruppen ab. Während der Customization mussten wesentliche Entscheidungen für die späteren Arbeitsabläufe auf Station getroffen werden. Nicht nur das Layout einzelner Bildschirmdarstellungen (z. B. Übersichtsmonitor mit oder ohne grafische Darstellung, Festlegung von Farben und Schaltflächen), sondern auch eine effektive Ablaufplanung (wer dokumentiert was?) wurden in diese Phase integriert. Zusätzlich wurden alle notwendigen Medikamente (ca. 700), zum Teil mit vordefinierten Lösungsmengen, Laufzeiten und Warnhinweisen, in das Verordnungsmodul des PDMS eingegeben. Gleiches galt für alle Parameter, die von Monitoren, Beatmungs- und Laboran­alysegeräten aufgenommen werden sollten, und eine Reihe von Umrechnungsformeln. Um der Vielzahl aller Parameter einen bestimmten Platz im System zuzuweisen, mussten all diese Daten im Hinblick auf ihre Verfügbarkeit und die Übersichtlichkeit innerhalb des Monitorlayouts überprüft und konfiguriert werden. Dieses Verfahren (Mapping) nahm einen bedeutenden Teil der zeitlichen Ressourcen innerhalb der Anpassungsphase in Anspruch.

Die Customizationphase ermöglichte die Anpassung des PDMS an den Workflow der Intensiveinheit. Dazu gehörte auch die Konzeption der pflegerelevanten Dokumentation, von der Patienten­aufnahme über die eigentliche Pflegeerfassung, Pflegeplanung, Schichtberichte bis hin zur Patientenverlegung. Hierzu wurden neben den vorgegebenen Eingabemöglichkeiten in einzelne tabel­larische Register - so genannte Templates - auf Visual Basic programmierte Formulare in das System integriert. Hierbei wurden die Vorteile einheitlicher Formularvorgaben mit der Möglichkeit der individuellen Pflegedokumentation verknüpft und es konnte dadurch eine Reihe von offenen Do­kumentationsfragen (z. B. verworfene Betäubungsmittel, Fotodokumentation von Wunden oder Dekubiti) geklärt werden.


Abb. 6 Visitenlayout

Mitarbeiterschulung
Eine reibungslose Umstellung von der jahrelang praktizierten handschriftlichen Dokumentation auf ein EDV-System setzt - neben den technischen Anforderungen - den sicheren Umgang mit dem System und die Akzeptanz der neuen Technik durch alle Mitarbeiter der Intensivstation voraus. Die Sicherheit bei der Bedienung des Patienten­daten-Managementsystems erforderte eine zeitnahe und umfassende Schulung aller auf der Intensivstation tätigen MitarbeiterInnen und deren Bereitschaft, sich mit dem neuen Tätigkeitsfeld zu identifizieren. Im Kontext dazu lautete die Zielsetzung, ein entsprechendes Schulungskonzept aufzubauen und in die Vorbereitungsphase einzubinden. Da die Trainingsmodule der Fa. iMDsoft ausschließlich in Englisch verfügbar waren und eine möglichst am Stationsalltag orientierte Präsentation und Schulung als eigene Zielsetzung formuliert waren, musste das gesamte Schulungskonzept ausgearbeitet und als Power-Point-Präsentation vorbereitet werden. Dies bot zudem den Vorteil, dass im Verlauf dieser Projektphase neu integrierte Systeminhalte zeitnah in die Schulungen eingefügt werden konnten. Das Training der MitarbeiterInnen fand parallel zur Customizationphase statt und wurde in den vier Wochen vor dem Go-Live-Day durchgeführt. Für den Stationsbetrieb stellte diese Vorgehensweise eine logistische Herausforderung dar, da ca. 50 Mitarbeiter aus dem Pflegebereich und 12 Ärzte innerhalb dieses Zeitraums geschult werden mussten. Dies erfolgte in Kleingruppen von 3 bis max. 6 Personen.


Abb. 7 Schulungsraum

Go-Live-Day
Um die Organisation des gesamten Projekts übersichtlich zu gestalten, wurden Teilziele zu festgelegten Zeitpunkten definiert. Diese einzelnen Teilaufgaben waren in hohem Maße voneinander abhängig. So konnten die Schulungen der Superuser nur dann beginnen, wenn der Schulungsraum zur Verfü­gung stand und mit der entsprechenden Hard- und Software ausgestattet war. Die Systemkonfiguration und die Customisationsphase waren erst realisierbar, als diese Schulungen durch die Fa. iMDsoft® erfolg­reich absolviert waren. Die Mitarbeiterschulungen konnten erst mit den fertig erstellten Power-Point-Präsentationen starten und es mussten zumindest grundlegende Systemkonfigurationen abgeschlossen sein. All diese beispielhaft ausgewählten Einzelaufgaben mussten zeitlich und planerisch ineinander übergehen, bis hin zum Abschluss der Customizations- und Trainingsphasen, die neben der technischen Anbindung und Verknüpfung der einzelnen Workstations mit Server und Klinik­netzwerk Grundlage für die Terminierung des Go-Live-Days waren.

Als Go-Live-Day wurde der Tag der Inbetriebnahme des Patientendaten­Managementsystems Meta Vision ICU® in den Realbetrieb der anästhesiologischen Intensiveinheit am Klinikum der Universität Regensburg bezeichnet. Am 12. Mai 2003 waren alle vorbereitenden Teilaufgaben und technischen Installationen abgeschlossen und nach einem kurzen Testlauf erfolgte die Inbetriebnahme auf der Station. Zu diesem Zeitpunkt waren wiederum zwei Mitarbeiter der Fa. iMDsoft® anwesend, die unterstützend alle inhaltlichen Aspekte der neuen EDV-Dokumentation überwachten und ein technisches „Fine-­tuning” durchführten. Während der ersten Woche nach dem Go-Live-Day wurden die pflegerischen und ärztlichen Mitarbeiter der Station rund um die Uhr von den Superusern begleitet, die als Ansprechpartner und zur Hilfestellung bei Problemen zur Verfügung standen. Nach drei Tagen wurde die Doppelerfassung Papierdokumentation - EDV-Dokumentation (Double Charting) bis auf das Verordnungsmodul, beendet. Auftretende Schwierigkeiten bei der Medikamentenverordnung konnten durch die ständige Präsenz und Unterstützung der Superuser rasch beseitigt werden. Nach einer Woche wurde komplett auf eine EDV-basierte Dokumentation umgestellt. Technische Probleme, wie die kurzfristig nicht zur Verfügung stehende Übernahme von Labordaten aus dem Blutgasanalysegerät oder die Integrierung von Patientendaten aus dem klinikeigenen Intranet, konnten innerhalb von 48 Stunden durch die EDV-Systemadministratoren des Klinikums und Informatiker der Fa. iMDsoft® gelöst werden. Betontt werden muss, dass während dieser kritischen Inbetriebnahmephase kein Verlust an Daten und auch keine Einschränkungen bei der Patientenbehand­lung aufgetreten sind.

Mit der Inbetriebnahme am Go-Live-Day war der Zeitraum der primären Implementierungsphase beendet. Es war somit gelungen, innerhalb von ca. 12 Wochen die gesamten technischen Voraussetzungen für die Einführung eines PDMS zu schaffen und neben der Hardwarebeschaffung einen logistischen Ablauf zu organisieren. In den weiteren 6 Wochen bis zum Tag der ersten EDV-Dokumentation konnten neben dem großen Schulungsaufwand alle weiteren Problemstellungen gelöst werden.


Abb. 8 Go-Live-Day

Etablierungsphase
Nachdem bei einer Vielzahl der MitarbeiterInnen die ersten Emotionen hinsichtlich der völlig veränderten Dokumen­tationssituation abgeklungen waren, begann die Phase der Systemetablierung. Aufgrund der ersten Erfahrungen mit dem PDMS wurde eine Reihe von Detailveränderungen vorgenommen (z. B. Aufnahme neuer Formulare als Templates, Änderung der Registerdarstellung), die problemlos durch die Superuser konfiguriert werden konnten. Dies erfolgte zum Zwecke der optimalen Abstimmung des Systems auf die reellen Bedingungen des Arbeitsbetriebs auf der Intensivstation und um eine möglichst einfache Bedienung durch Ärzte und Pflegepersonal sicherzustellen. Nach und nach konnten auch die Dokumentationsanforderungen der anderen Berufsgruppen des therapeutischen Teams wie Konsilari, Physiotherapie und Hygiene in die EDV integ­riert werden, um eine möglichst vollständige, patientenbezogene Erfassung aller relevanten Daten zu gewährleisten. Sechs Wochen nach der Inbetriebnahme wurden nochmals alle beteiligten Personen einer kurzen Schulung unterzogen, um die bis dahin erfolgten Veränderungen der Systeminhalte weiterzugeben und deren Umsetzung sicherzustellen. Alle Mitarbeiter hatten die Gelegenheit, durch an jedem Rechner angebrachte Formulare ihre Erfahrungen und Änderungswünsche zu dokumentieren und dem Projektteam mitzuteilen. Dadurch konnte eine Vielzahl nützlicher und für die Praxis wichtiger Konfigurationen vorgenommen oder aber für ein späteres Programm-Update angeregt werden. Hierbei zeigte sich die hohe Koopera­tionsbereitschaft der Entwicklerfirma, Lösungen und Neuerungen zu finden, die via Internet alle Anfragen der Projektverantwortlichen zeitnah beantworteten und weitere Entwicklungsarbeit in diese Projektphase investierten. Im Detail wurden Lösungen erarbeitet, in denen z. B. eine digitale Fotodokumentation relevanter Hautveränderungen oder Wunden und deren Verlaufsbeobachtung Platz fanden. Die Implementierung von Pflegestandards als URL (Uniform Resource Locator - Internetadresse) für eine Vielzahl von einzelnen Pflegeparametern gehörte ebenso zur Etablierungsphase wie die Integration von drei Lehrfilmen (Aufbau eines NO-Beatmungsgeräts, Kinderbeatmungssystem, endotracheale Absaugung), die mithilfe der Videoabteilung des Klinikums gedreht wurden.

Mit der Einführung des TISS 28-Scores und der deutlich vereinfachten Erfassungsmöglichkeit mittels eines PDMS werden täglich für jeden Patienten automatisch die entsprechenden TISS-Punkte errechnet. Ein in Meta Vision® integriertes Datenanalyseprogramm (Query Wizard) eröffnet die Möglichkeit, alle Parametereingaben zu bearbeiten und auszuwerten. Im Falle der TISS-Erfassung werden hiermit alle ermittelten Werte erfasst und in Excel exportiert, um monatlich die Gesamt- und Durchschnittspunkte, Pflegezeiten, Verlaufsdiagramme und Kostenermittlungen darzustellen. Dieses Tool stellt für die wissenschaftliche Auswertung sämtlicher im System registrierten Daten alle Statistik- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung und erlaubt eine Auswertung aus dem laufenden Betrieb heraus.


Abb. 9 Übersicht

Update-Implementierung
Ein Jahr nach Einführung des Patientendaten-Managementsystems Meta Vision ICU® wurde ein umfangreiches Update (Meta Vision X-Edition) dieser Software in den Realbetrieb übernommen. Die Implementierung lief in ähnlicher Weise ab wie die zuvor erfolgte Erstinstallation. Nach den Superuserschulungen und der Customizationsphase wurden alle Mitarbeiter nochmals in die neue Version eingewiesen. Diese bietet, neben einer deutlich gesteigerten Funktionalität im Ablauf der einzelnen Dokumentationsschritte und erweiterten Grafikmöglichkeiten den großen Vorteil einer besseren Datenauswertbarkeit sowie mehr Möglichkeiten, das System an eigene Bedürfnisse anzupassen.

Kosten-Nutzen-Theorie
Die effektive Nutzung eines Patienten­daten-Managementsystems voraus­ge­setzt, lassen sich im Hinblick auf eine Kosten-Nutzen-Diskussion folgende Theorien anführen.

Die korrekte und vollständige Erfassung aller DRG-relevanten Parameter eröffnet die Möglichkeit einer detaillierten Kostenabrechnung.

Nach Änderung der Archivierungsbestimmungen lassen sich die Kosten für die Papierarchivierung oder Mikroverfilmung einsparen.

Die Zeitersparnis im personellen Sektor lässt sich in die direkte Patientenversorgung übertragen.

Die zeitnahe Übermittlung von Informationen mittels eines PDMS auf eine Vielzahl von Anwendern führt zu einem konstanten Wissensstand der Mitarbeiter über Neuerungen und Änderungen sowie deren Umsetzung in der täglichen Arbeit.

In das Arbeitslayout der Pflegedokumentation wurde ein Informa­tionsordner integriert, der über URL aufgerufen werden kann. Hierin können aktuelle Termine und Informationen von jedem Mitarbeiter direkt am PC eingesehen werden.

Die schnelle und vollständige Auswertbarkeit medizinischer Daten ist im Hinblick auf eine wissenschaftliche Projektbegleitung von großem Nutzen. (Jeder, der schon einmal Patientenakten nach ganz bestimmten Daten durchsucht hat, wird diese Funktion sehr schätzen.)

Obwohl auf vielen Intensiveinheiten ein hoher technischer Standard herrscht und auf die Ausstattung mit medizinisch-technischem Equipment sehr großer Wert gelegt wird, hinkt der immer wichtiger werdende Bereich der Dokumentation diesen Ansprüchen weit hinterher.



Systembeschreibung

Systembeschreibung


MetaVision ICU - Überblick
MetaVision ICU stellt eine neue Generation eines Patientendaten-Management­systems für den gesamten Intensivpflegebereich dar. Es bietet grafische Informationsysteme für die Sammlung, automatische Bearbeitung, Visualisierung, Speicherung und Verwaltung von Daten. Dieses System wird in Verbindung mit Beside-Geräten und Krankenhaus-Informationsystemen eingesetzt, die untereinander über ein Netzwerk verbunden sind.

MetaVision ICU® bietet außerdem Bereiche zur Ausführung der folgenden Schlüsselfunktionen:

- Verwaltung von Flüssigkeiten, Medikamenten und klinischen Vorfällen;

- Diagnosenverwaltung unter Verwendung internationaler oder krankenhausdefinierter Codes;

- retrospektive und prospektive Überprüfung und Analyse von Ergebnissen und Qualitätsstudien.

Datenblatt
Der klinische Ablaufplan kann jede Kombination von Ansichten anzeigen, von Tabellen, Diagrammen und Verordnungen bis hin zu klinischen Vorfällen. Der MVICU®-Ablaufplan enthält nicht nur Patientendaten, er bietet auch eine Ansichtenflexibilität für den gesamten Zeitraum von der Aufnahme des Patienten bis hin zu seiner Entlassung. Benutzer können schnell zu Daten unterschiedlichen Datums und anderer Uhrzeiten wechseln, ohne dazu Stapel von schriftlichen Diagrammen durchsuchen zu müssen.

Formelparameter können verwendet werden, um auch ohne Vorkenntnisse im Programmieren komplexe Berechnungen ausführen zu lassen. Administ­ratoren lernen schnell, sämtliche Formeln zusammenzusetzen, die ihre Abteilungen benötigen.

Verordnungen
Verordnungen für Lösungen, Medikamente und Aufgaben werden mittels des MVICU-Formulars für die Eintragung von Verordnungen geplant, das automatisch die abteilungsdefinierten Voreinstellungen liefert und die Rate oder Dosierung berechnet. Die Verordnungserinnerung fordert den Nutzer auf, geplante Verordnungen auszuführen, und der Cardex (ein elektronischer Verordnungskalender) sorgt dafür, dass Sie jederzeit über den Status sämtlicher Verordnungen im Bilde sind. Sobald die Verabreichung von Lösung und Medikament beginnt, wird das Volumen der Tropfinfusion innerhalb eines gewissen Zeitraums automatisch errechnet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Berechnungen des Flüssigkeitshaushalts fortlaufend genau bleiben.

Dokumentationstools
MVICU® unterstützt die Dokumentationsanforderungen multidisziplinärer Teams im Umfeld der Intensivpflege. Beliebige Bearbeitungsformen dieser unterschiedlichen Anforderungen werden mittels dreier Module - Anmerkungen, Formulare und Berichte - erfüllt.

Analysetool
MetaVision Suite® verfügt über einen grafischen Abfrageassistenten, der leistungsfähige Online-Anfragen und Berichterzeugung quer durch komplette Patientenpopulationen zu Forschungs- und Kostenanalysezwecke bietet, ohne Programmiererfahrung zu erfordern.

Der Ereignisverwalter informiert Kliniker, wenn ein Satz vordefinierter Bedingungen erfüllt wurde.

Eine detaillierte Systembeschreibung ist aufgrund der Vielzahl der Einzelfunktion innerhalb dieses Artikels nicht möglich, so dass hier nur ein kurzer Überblick über die grundlegenden Inhalte möglich ist.



Fazit

Fazit

Zum Zeitpunkt der Manuskripteinreichung konnte auf einen Erfahrungszeitraum von 14 Monaten mit dem beschriebenen PDMS zurückgeblickt werden. Im Verlauf dieser Monate hat sich die Qualität der medizinischen und pflegerischen Dokumentation positiv entwickelt. Die hohe Akzeptanz seitens der MitarbeiterInnen zeugt von einem in den täglichen Routineablauf integ­rierten Workflow, der als Anforderung und zugleich als Arbeitserleichterung angesehen wird. Durch die flexible Anpassungsfähigkeit des gesamten PDMS besteht für die Zukunft weiterhin Entwicklungspotenzial, das entscheidend durch den Anwender mitgestaltet werden kann und wird.

Danksagung
Ausdrücklicher Dank gebührt Prof. Dr. ­Taeger (Direktor der Klinik für Anästhesiologie), Dr. Brockard (Verwaltungsdirektor) und Dr. Börner (DvMed), ohne deren Initiative dieses Projekt am Klinikum der Universität Regensburg nicht realisiert worden wäre. Für ihre großartige Unterstützung und Kooperationsbereitschaft bedanken wir uns bei Herrn Schien, Herrn Schmid und Herrn Deininger (DvMed), Herrn Holz und Herrn Schindler (Elektrotechnik), Herrn Waldhier (Nachrichtentechnik), Herrn Huf und Herrn Schauhuber (Med. Technik) sowie allen Mitarbeitern der technischen Abteilungen, die an diesem Projekt beteiligt waren. Nicht zuletzt bedanken wir uns bei den Pflegekräften und Ärzten der damaligen Station 95, durch deren Engagement, Lernfähigkeit und der Bereitschaft neue Wege zu gehen, die Einführung eines PDMS erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Weiterführende Literatur
Fretschner R, Bleicher W, Heininger A. et al. Patient Data Management System in Critical Care. J Am Soc Nephrol 2001; 12: S83-S86

de Kreizer NF, Stoutenbeek CP, Hanneman LA. et al. An evaluation of Patient Data Management Systems in Dutch intensive care. Intensive Care Med 1998; 24: 167-171

Apkon M, Singhaviranon P. Impact of an electronic information system on physician workflow and data collection in the intensive care unit. Intensive Care Med 2001; 27: 122-130

Hartmann B, Junger A, Brenck F. et al. Vollautomatische Kalkulation des Pflegeaufwandes auf einer Operativen Intensivstation. Ein Vergleich zwischen TISS und NEMS. Intensivmed 2004; 41: 94-98

Bosman R, Rood E. Intensive Care information system reduces documentation time of the nurses after cardiothoracic surgery. Intensive Care Med 2003; 29: 83-90

Prause A. EDV im rauen Alltag der Intensivstation: Erfahrungsbericht über die Einführung des Intensive Care Managers ICM. Anästh Intensiv Notfallmed Schmerzthera 2002; 37: 483-488

Roewer N, Krier C. Data Management in Anesthesia and Intensive Care Medicin. Anästh Intensiv Notfallmed Schmerz­thera 2002; 37: 475-476

Krebs M. Kabelsalat. Krankenhaus Technik 1999; April: 40-42





Tony Ebeling
Stationsleitung Pflegedienst, Operative Intensiveinheit/Station 90, Klinikum der Universität Regensburg
Franz-Josef-Strauß-Allee 11
93049 Regensburg

(08.02.2006)

Emailadresse Autor:




Links zum Artikel:
    Fachzeitschrift 'intensiv', Georg Thieme Verlag
    MVICU - Klinisches Informationssystem für Intensivstationen
    Universitätsklinik Regensburg: Klinik für Anästhesiologie






Forendiskussionen zum Thema:
    PDMS

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