
Implementierungsphase (Dauer ca. 6 Wochen)
Training für Projektmanager und Superuser
Die Implementierungspahse begann am 31.3.2003 mit den Vorbereitungen für
die Superuserschulungen und der Einrichtung eines Schulungsraumes, der für
ca. 6 Wochen ausschließlich für Trainingszwecke und zur Systemanpassung
(Customization) zur Verfügung stand. Aus dem bereits gelieferten Rechnerbestand
wurde ein Raum mit 7 PCs eingerichtet und ans hausinterne Netzwerk angeschlossen
sowie alle weitere notwendige Hard- und Software installiert. Zeitgleich wurde
Schulungsmaterial übersetzt und kopiert. Das Unternehmen iMDsoft® ist
eine weltweit operierende Softwarefirma, die ihren Hauptsitz in Tel Aviv, Israel,
hat. Die zeitliche Abstimmung mit der Softwarefirma und die davon abhängigen
Präsenzzeiten der Mitarbeiter von iMDsoft® waren vom Verlauf der bisherigen
Vorbereitungsphase abhängig.
Um zum einen die technische Realisierung
vorzubereiten und zum anderen die Projektmanager und Superuser in das Patientendaten-Managementsystem
Meta Vision ICU® und dessen Systemanpassung einzuführen und detailliert
zu schulen, wurden zwei Mitarbeiter der Fa. iMDsoft® nach Regensburg gesandt.
Zu diesem Zweck war es parallel notwendig, auch den zentralen Server und initiale
Datenbanken in Betrieb zu nehmen, um die dort installierten Schulungs- und
Trainingsprogramme optimal nutzen zu können. Der erste Teil der eigentlichen
Implementierungsphase war auf zwei Wochen angelegt und gekennzeichnet durch
eine geplante und strukturierte Einführung des gesamten Projektteams in
die teilweise komplexen Detailprogramme und technischen Aspekte von Meta Vision
ICU® in acht einzelnen Lektionen.
Insbesondere bezog sich dieses Training
auf die Darstellung der Möglichkeiten des PDMS, auf Basisinformationen über
die Systemarchitektur, auf die Ausbildung von Fähigkeiten, das System
zu konfigurieren und den Klinikbedingungen anzupassen sowie der Einweisung
in die sog. Analysetools, die eine Auswertung der erfassten Daten ermöglichen.
Hierzu war es natürlich notwendig, die entsprechenden Mitarbeiter von
ihren Aufgaben innerhalb der Klinik für Anästhesiologie freizustellen.
Diese Problematik trat in den jeweiligen Schulungs- und Customization-Phasen
mit der Notwendigkeit, die gesamten Projektmitglieder zu involvieren, zunehmend
deutlicher hervor. Zum Abschluss des Superuser-Trainings nahmen alle Beteiligten
an einer Zertifikation teil, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen
Schulungsinhalte weitervermittelt werden konnten.
Konfiguration und Anpassung (Customization) des Systems auf die Belange der
Intensiveinheit
Diese entscheidende Phase des gesamten Projekts wurde maßgeblich durch
die MitarbeiterInnen der Projektgruppe bestimmt und hing wesentlich von der
Kooperationsbereitschaft und der Fähigkeit zur Zusammenarbeit zwischen
den einzelnen Berufsgruppen ab. Während der Customization mussten wesentliche
Entscheidungen für die späteren Arbeitsabläufe auf Station getroffen
werden. Nicht nur das Layout einzelner Bildschirmdarstellungen (z. B. Übersichtsmonitor
mit oder ohne grafische Darstellung, Festlegung von Farben und Schaltflächen),
sondern auch eine effektive Ablaufplanung (wer dokumentiert was?) wurden in
diese Phase integriert. Zusätzlich wurden alle notwendigen Medikamente
(ca. 700), zum Teil mit vordefinierten Lösungsmengen, Laufzeiten und Warnhinweisen,
in das Verordnungsmodul des PDMS eingegeben. Gleiches galt für alle Parameter,
die von Monitoren, Beatmungs- und Laboranalysegeräten aufgenommen
werden sollten, und eine Reihe von Umrechnungsformeln. Um der Vielzahl aller
Parameter einen bestimmten Platz im System zuzuweisen, mussten all diese Daten
im Hinblick auf ihre Verfügbarkeit und die Übersichtlichkeit innerhalb
des Monitorlayouts überprüft und konfiguriert werden. Dieses Verfahren
(Mapping) nahm einen bedeutenden Teil der zeitlichen Ressourcen innerhalb der
Anpassungsphase in Anspruch.
Die Customizationphase ermöglichte die Anpassung des PDMS an den Workflow
der Intensiveinheit. Dazu gehörte auch die Konzeption der pflegerelevanten
Dokumentation, von der Patientenaufnahme über die eigentliche Pflegeerfassung,
Pflegeplanung, Schichtberichte bis hin zur Patientenverlegung. Hierzu wurden
neben den vorgegebenen Eingabemöglichkeiten in einzelne tabellarische
Register - so genannte Templates - auf Visual Basic programmierte Formulare
in das System integriert. Hierbei wurden die Vorteile einheitlicher Formularvorgaben
mit der Möglichkeit der individuellen Pflegedokumentation verknüpft
und es konnte dadurch eine Reihe von offenen Dokumentationsfragen (z.
B. verworfene Betäubungsmittel, Fotodokumentation von Wunden oder Dekubiti)
geklärt werden.

Abb. 6 Visitenlayout
Mitarbeiterschulung
Eine reibungslose Umstellung von der jahrelang praktizierten handschriftlichen
Dokumentation auf ein EDV-System setzt - neben den technischen Anforderungen
- den sicheren Umgang mit dem System und die Akzeptanz der neuen Technik
durch alle Mitarbeiter der Intensivstation voraus. Die Sicherheit bei der
Bedienung des Patientendaten-Managementsystems erforderte eine zeitnahe
und umfassende Schulung aller auf der Intensivstation tätigen MitarbeiterInnen
und deren Bereitschaft, sich mit dem neuen Tätigkeitsfeld zu identifizieren.
Im Kontext dazu lautete die Zielsetzung, ein entsprechendes Schulungskonzept
aufzubauen und in die Vorbereitungsphase einzubinden. Da die Trainingsmodule
der Fa. iMDsoft ausschließlich in Englisch verfügbar waren und
eine möglichst am Stationsalltag orientierte Präsentation und Schulung
als eigene Zielsetzung formuliert waren, musste das gesamte Schulungskonzept
ausgearbeitet und als Power-Point-Präsentation vorbereitet werden. Dies
bot zudem den Vorteil, dass im Verlauf dieser Projektphase neu integrierte
Systeminhalte zeitnah in die Schulungen eingefügt werden konnten. Das
Training der MitarbeiterInnen fand parallel zur Customizationphase statt
und wurde in den vier Wochen vor dem Go-Live-Day durchgeführt. Für
den Stationsbetrieb stellte diese Vorgehensweise eine logistische Herausforderung
dar, da ca. 50 Mitarbeiter aus dem Pflegebereich und 12 Ärzte innerhalb
dieses Zeitraums geschult werden mussten. Dies erfolgte in Kleingruppen von
3 bis max. 6 Personen.

Abb. 7 Schulungsraum
Go-Live-Day
Um die Organisation des gesamten Projekts übersichtlich zu gestalten,
wurden Teilziele zu festgelegten Zeitpunkten definiert. Diese einzelnen Teilaufgaben
waren in hohem Maße voneinander abhängig. So konnten die Schulungen
der Superuser nur dann beginnen, wenn der Schulungsraum zur Verfügung
stand und mit der entsprechenden Hard- und Software ausgestattet war. Die Systemkonfiguration
und die Customisationsphase waren erst realisierbar, als diese Schulungen durch
die Fa. iMDsoft® erfolgreich absolviert waren. Die Mitarbeiterschulungen
konnten erst mit den fertig erstellten Power-Point-Präsentationen starten
und es mussten zumindest grundlegende Systemkonfigurationen abgeschlossen sein.
All diese beispielhaft ausgewählten Einzelaufgaben mussten zeitlich und
planerisch ineinander übergehen, bis hin zum Abschluss der Customizations-
und Trainingsphasen, die neben der technischen Anbindung und Verknüpfung
der einzelnen Workstations mit Server und Kliniknetzwerk Grundlage für
die Terminierung des Go-Live-Days waren.
Als Go-Live-Day wurde der Tag der Inbetriebnahme des PatientendatenManagementsystems
Meta Vision ICU® in den Realbetrieb der anästhesiologischen Intensiveinheit
am Klinikum der Universität Regensburg bezeichnet. Am 12. Mai 2003 waren
alle vorbereitenden Teilaufgaben und technischen Installationen abgeschlossen
und nach einem kurzen Testlauf erfolgte die Inbetriebnahme auf der Station.
Zu diesem Zeitpunkt waren wiederum zwei Mitarbeiter der Fa. iMDsoft® anwesend,
die unterstützend alle inhaltlichen Aspekte der neuen EDV-Dokumentation überwachten
und ein technisches „Fine-tuning” durchführten. Während
der ersten Woche nach dem Go-Live-Day wurden die pflegerischen und ärztlichen
Mitarbeiter der Station rund um die Uhr von den Superusern begleitet, die als
Ansprechpartner und zur Hilfestellung bei Problemen zur Verfügung standen.
Nach drei Tagen wurde die Doppelerfassung Papierdokumentation - EDV-Dokumentation
(Double Charting) bis auf das Verordnungsmodul, beendet. Auftretende Schwierigkeiten
bei der Medikamentenverordnung konnten durch die ständige Präsenz
und Unterstützung der Superuser rasch beseitigt werden. Nach einer Woche
wurde komplett auf eine EDV-basierte Dokumentation umgestellt. Technische Probleme,
wie die kurzfristig nicht zur Verfügung stehende Übernahme von Labordaten
aus dem Blutgasanalysegerät oder die Integrierung von Patientendaten aus
dem klinikeigenen Intranet, konnten innerhalb von 48 Stunden durch die EDV-Systemadministratoren
des Klinikums und Informatiker der Fa. iMDsoft® gelöst werden. Betontt
werden muss, dass während dieser kritischen Inbetriebnahmephase kein Verlust
an Daten und auch keine Einschränkungen bei der Patientenbehandlung
aufgetreten sind.
Mit der Inbetriebnahme am Go-Live-Day war der Zeitraum der primären Implementierungsphase
beendet. Es war somit gelungen, innerhalb von ca. 12 Wochen die gesamten technischen
Voraussetzungen für die Einführung eines PDMS zu schaffen und neben
der Hardwarebeschaffung einen logistischen Ablauf zu organisieren. In den weiteren
6 Wochen bis zum Tag der ersten EDV-Dokumentation konnten neben dem großen
Schulungsaufwand alle weiteren Problemstellungen gelöst werden.

Abb. 8 Go-Live-Day
Etablierungsphase
Nachdem bei einer Vielzahl der MitarbeiterInnen die ersten Emotionen hinsichtlich
der völlig veränderten Dokumentationssituation abgeklungen
waren, begann die Phase der Systemetablierung. Aufgrund der ersten Erfahrungen
mit dem PDMS wurde eine Reihe von Detailveränderungen vorgenommen (z.
B. Aufnahme neuer Formulare als Templates, Änderung der Registerdarstellung),
die problemlos durch die Superuser konfiguriert werden konnten. Dies erfolgte
zum Zwecke der optimalen Abstimmung des Systems auf die reellen Bedingungen
des Arbeitsbetriebs auf der Intensivstation und um eine möglichst einfache
Bedienung durch Ärzte und Pflegepersonal sicherzustellen. Nach und nach
konnten auch die Dokumentationsanforderungen der anderen Berufsgruppen des
therapeutischen Teams wie Konsilari, Physiotherapie und Hygiene in die EDV
integriert werden, um eine möglichst vollständige, patientenbezogene
Erfassung aller relevanten Daten zu gewährleisten. Sechs Wochen nach
der Inbetriebnahme wurden nochmals alle beteiligten Personen einer kurzen
Schulung unterzogen, um die bis dahin erfolgten Veränderungen der Systeminhalte
weiterzugeben und deren Umsetzung sicherzustellen. Alle Mitarbeiter hatten
die Gelegenheit, durch an jedem Rechner angebrachte Formulare ihre Erfahrungen
und Änderungswünsche zu dokumentieren und dem Projektteam mitzuteilen.
Dadurch konnte eine Vielzahl nützlicher und für die Praxis wichtiger
Konfigurationen vorgenommen oder aber für ein späteres Programm-Update
angeregt werden. Hierbei zeigte sich die hohe Kooperationsbereitschaft
der Entwicklerfirma, Lösungen und Neuerungen zu finden, die via Internet
alle Anfragen der Projektverantwortlichen zeitnah beantworteten und weitere
Entwicklungsarbeit in diese Projektphase investierten. Im Detail wurden Lösungen
erarbeitet, in denen z. B. eine digitale Fotodokumentation relevanter Hautveränderungen
oder Wunden und deren Verlaufsbeobachtung Platz fanden. Die Implementierung
von Pflegestandards als URL (Uniform Resource Locator - Internetadresse)
für eine Vielzahl von einzelnen Pflegeparametern gehörte ebenso
zur Etablierungsphase wie die Integration von drei Lehrfilmen (Aufbau eines
NO-Beatmungsgeräts, Kinderbeatmungssystem, endotracheale Absaugung),
die mithilfe der Videoabteilung des Klinikums gedreht wurden.
Mit der Einführung des TISS 28-Scores und der deutlich vereinfachten
Erfassungsmöglichkeit mittels eines PDMS werden täglich für
jeden Patienten automatisch die entsprechenden TISS-Punkte errechnet. Ein in
Meta Vision® integriertes Datenanalyseprogramm (Query Wizard) eröffnet
die Möglichkeit, alle Parametereingaben zu bearbeiten und auszuwerten.
Im Falle der TISS-Erfassung werden hiermit alle ermittelten Werte erfasst und
in Excel exportiert, um monatlich die Gesamt- und Durchschnittspunkte, Pflegezeiten,
Verlaufsdiagramme und Kostenermittlungen darzustellen. Dieses Tool stellt für
die wissenschaftliche Auswertung sämtlicher im System registrierten Daten
alle Statistik- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung und erlaubt eine
Auswertung aus dem laufenden Betrieb heraus.

Abb. 9 Übersicht
Update-Implementierung
Ein Jahr nach Einführung des Patientendaten-Managementsystems Meta
Vision ICU® wurde ein umfangreiches Update (Meta Vision X-Edition) dieser
Software in den Realbetrieb übernommen. Die Implementierung lief in ähnlicher
Weise ab wie die zuvor erfolgte Erstinstallation. Nach den Superuserschulungen
und der Customizationsphase wurden alle Mitarbeiter nochmals in die neue Version
eingewiesen. Diese bietet, neben einer deutlich gesteigerten Funktionalität
im Ablauf der einzelnen Dokumentationsschritte und erweiterten Grafikmöglichkeiten
den großen Vorteil einer besseren Datenauswertbarkeit sowie mehr Möglichkeiten,
das System an eigene Bedürfnisse anzupassen.
Kosten-Nutzen-Theorie
Die effektive Nutzung eines Patientendaten-Managementsystems vorausgesetzt,
lassen sich im Hinblick auf eine Kosten-Nutzen-Diskussion folgende Theorien
anführen.
Die korrekte und vollständige Erfassung aller DRG-relevanten Parameter
eröffnet die Möglichkeit einer detaillierten Kostenabrechnung.
Nach Änderung der Archivierungsbestimmungen lassen sich die Kosten für
die Papierarchivierung oder Mikroverfilmung einsparen.
Die Zeitersparnis im personellen Sektor lässt sich in die direkte Patientenversorgung übertragen.
Die zeitnahe Übermittlung von Informationen mittels eines PDMS auf eine
Vielzahl von Anwendern führt zu einem konstanten Wissensstand der Mitarbeiter über
Neuerungen und Änderungen sowie deren Umsetzung in der täglichen
Arbeit.
In das Arbeitslayout der Pflegedokumentation wurde ein Informationsordner
integriert, der über URL aufgerufen werden kann. Hierin können aktuelle
Termine und Informationen von jedem Mitarbeiter direkt am PC eingesehen werden.
Die schnelle und vollständige Auswertbarkeit medizinischer Daten ist
im Hinblick auf eine wissenschaftliche Projektbegleitung von großem Nutzen.
(Jeder, der schon einmal Patientenakten nach ganz bestimmten Daten durchsucht
hat, wird diese Funktion sehr schätzen.)
Obwohl auf vielen Intensiveinheiten ein hoher technischer Standard herrscht
und auf die Ausstattung mit medizinisch-technischem Equipment sehr großer
Wert gelegt wird, hinkt der immer wichtiger werdende Bereich der Dokumentation
diesen Ansprüchen weit hinterher.
Systembeschreibung
MetaVision ICU - Überblick
MetaVision ICU stellt eine neue Generation eines Patientendaten-Managementsystems
für den gesamten Intensivpflegebereich dar. Es bietet grafische Informationsysteme
für die Sammlung, automatische Bearbeitung, Visualisierung, Speicherung
und Verwaltung von Daten. Dieses System wird in Verbindung mit Beside-Geräten
und Krankenhaus-Informationsystemen eingesetzt, die untereinander über
ein Netzwerk verbunden sind.
MetaVision ICU® bietet außerdem Bereiche zur Ausführung der
folgenden Schlüsselfunktionen:
- Verwaltung von Flüssigkeiten, Medikamenten und klinischen Vorfällen;
- Diagnosenverwaltung unter Verwendung internationaler oder krankenhausdefinierter
Codes;
- retrospektive und prospektive Überprüfung und Analyse von Ergebnissen
und Qualitätsstudien.
Datenblatt
Der klinische Ablaufplan kann jede Kombination von Ansichten anzeigen, von
Tabellen, Diagrammen und Verordnungen bis hin zu klinischen Vorfällen.
Der MVICU®-Ablaufplan enthält nicht nur Patientendaten, er bietet
auch eine Ansichtenflexibilität für den gesamten Zeitraum von der
Aufnahme des Patienten bis hin zu seiner Entlassung. Benutzer können
schnell zu Daten unterschiedlichen Datums und anderer Uhrzeiten wechseln,
ohne dazu Stapel von schriftlichen Diagrammen durchsuchen zu müssen.
Formelparameter können verwendet werden, um auch ohne Vorkenntnisse im
Programmieren komplexe Berechnungen ausführen zu lassen. Administratoren
lernen schnell, sämtliche Formeln zusammenzusetzen, die ihre Abteilungen
benötigen.
Verordnungen
Verordnungen für Lösungen, Medikamente und Aufgaben werden mittels
des MVICU-Formulars für die Eintragung von Verordnungen geplant, das automatisch
die abteilungsdefinierten Voreinstellungen liefert und die Rate oder Dosierung
berechnet. Die Verordnungserinnerung fordert den Nutzer auf, geplante Verordnungen
auszuführen, und der Cardex (ein elektronischer Verordnungskalender) sorgt
dafür, dass Sie jederzeit über den Status sämtlicher Verordnungen
im Bilde sind. Sobald die Verabreichung von Lösung und Medikament beginnt,
wird das Volumen der Tropfinfusion innerhalb eines gewissen Zeitraums automatisch
errechnet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Berechnungen des Flüssigkeitshaushalts
fortlaufend genau bleiben.
Dokumentationstools
MVICU® unterstützt die Dokumentationsanforderungen multidisziplinärer
Teams im Umfeld der Intensivpflege. Beliebige Bearbeitungsformen dieser unterschiedlichen
Anforderungen werden mittels dreier Module - Anmerkungen, Formulare und Berichte
- erfüllt.
Analysetool
MetaVision Suite® verfügt über einen grafischen Abfrageassistenten,
der leistungsfähige Online-Anfragen und Berichterzeugung quer durch komplette
Patientenpopulationen zu Forschungs- und Kostenanalysezwecke bietet, ohne Programmiererfahrung
zu erfordern.
Der Ereignisverwalter informiert Kliniker, wenn ein Satz vordefinierter Bedingungen
erfüllt wurde.
Eine detaillierte Systembeschreibung ist aufgrund der Vielzahl der Einzelfunktion
innerhalb dieses Artikels nicht möglich, so dass hier nur ein kurzer Überblick über
die grundlegenden Inhalte möglich ist.

Fazit
Zum Zeitpunkt der Manuskripteinreichung konnte auf einen Erfahrungszeitraum
von 14 Monaten mit dem beschriebenen PDMS zurückgeblickt werden. Im
Verlauf dieser Monate hat sich die Qualität der medizinischen und pflegerischen
Dokumentation positiv entwickelt. Die hohe Akzeptanz seitens der MitarbeiterInnen
zeugt von einem in den täglichen Routineablauf integrierten Workflow,
der als Anforderung und zugleich als Arbeitserleichterung angesehen wird.
Durch die flexible Anpassungsfähigkeit des gesamten PDMS besteht für
die Zukunft weiterhin Entwicklungspotenzial, das entscheidend durch den Anwender
mitgestaltet werden kann und wird.
Danksagung
Ausdrücklicher Dank gebührt Prof. Dr. Taeger (Direktor der Klinik
für Anästhesiologie), Dr. Brockard (Verwaltungsdirektor) und Dr.
Börner (DvMed), ohne deren Initiative dieses Projekt am Klinikum der Universität
Regensburg nicht realisiert worden wäre. Für ihre großartige
Unterstützung und Kooperationsbereitschaft bedanken wir uns bei Herrn
Schien, Herrn Schmid und Herrn Deininger (DvMed), Herrn Holz und Herrn Schindler
(Elektrotechnik), Herrn Waldhier (Nachrichtentechnik), Herrn Huf und Herrn
Schauhuber (Med. Technik) sowie allen Mitarbeitern der technischen Abteilungen,
die an diesem Projekt beteiligt waren. Nicht zuletzt bedanken wir uns bei den
Pflegekräften und Ärzten der damaligen Station 95, durch deren Engagement,
Lernfähigkeit und der Bereitschaft neue Wege zu gehen, die Einführung
eines PDMS erfolgreich abgeschlossen werden konnte.
Weiterführende Literatur
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in Critical Care. J Am Soc Nephrol 2001; 12: S83-S86
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2001; 27: 122-130
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auf einer Operativen Intensivstation. Ein Vergleich zwischen TISS und NEMS.
Intensivmed 2004; 41: 94-98
Bosman R, Rood E. Intensive Care information system reduces documentation
time of the nurses after cardiothoracic surgery. Intensive Care Med 2003; 29:
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Prause A. EDV im rauen Alltag der Intensivstation: Erfahrungsbericht über
die Einführung des Intensive Care Managers ICM. Anästh Intensiv Notfallmed
Schmerzthera 2002; 37: 483-488
Roewer N, Krier C. Data Management in Anesthesia and Intensive Care Medicin.
Anästh Intensiv Notfallmed Schmerzthera 2002; 37: 475-476
Krebs M. Kabelsalat. Krankenhaus Technik 1999; April: 40-42
Tony Ebeling
Stationsleitung Pflegedienst, Operative Intensiveinheit/Station 90, Klinikum
der Universität Regensburg
Franz-Josef-Strauß-Allee 11
93049 Regensburg
(08.02.2006)
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